新潟東港地域水道用水供給企業団文書管理規程

（趣旨）

1. 第1条この規程は，別に定めがあるもののほか，新潟東港地域水道用水供給企業団（以下「企業団」という。）における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

（文書取扱いの原則）

1. 第2条文書は，すべて正確かつ迅速に取扱い，事務能率の向上に資するように努めなければならない。

（事務担当主幹の職務）

1. 第3条事務担当主幹は，企業団における文書事務を総括し，次の各号に掲げる事務を行うものとする。
   1. 文書及び物品の収受及び配布に関すること。
   2. 文書の審査に関すること。
   3. 文書の処理の促進及び改善に関すること。
   4. 年度の経過した文書の整理及び保管に関すること。
   5. 例規の整備に関すること。
   6. 前各号に掲げるもののほか，文書事務に関すること。

（受領）

1. 第4条企業団に到着した文書又は物品は，事務担当において収受し，配布する。

（収受）

1. 第5条受領した文書は，開封のうえ，次の各号に定める手続きをとらなければならない。
   1. 受領した文書は閲覧し，当該文書の余白に収受印（第1号様式）を押し，文書番号を記入し，文書整理簿（第2号様式）に所要事項を記入し，担当者に引き渡す。
   2. 受領した文書又は新聞，雑誌その他は，収受印を省略することができる。
   1. 到着の日時がその行為の効力又は権利の得失若しくは変更に関係のある文書は，第 1項の規定により取扱うほか，当該文書の余白に到着時刻を記入し，押印するものとする。
   2. 前 2項の規定にかかわらず，次の各号に掲げる文書を受領したときは，それぞれ当該各号に定める収受手続きのうえ，所要事項を記入しなければならない。
      1. 書留郵便物　開封のうえ，当該文書の余白に収受印を押すこと。
      2. 親展文書　封をしたまま封皮に収受印を押すこと。
      3. 電報　電文の余白に収受印を押すこと。
      4. 請願書　陳情書等については，開封のうえ，当該文書の余白に収受印を押すこと。

（文書の配布）

1. 第6条収受された文書は，前条の規定により処理し，担当者に配布しなければならない。
2. 第7条配布された文書のうち重要なもの又は異例なものにあっては，すみやかに上司の閲覧に供しなければならない。

（起案の方法）

1. 第8条文書による起案は，起案用紙（第3号様式）を用いなければならない。
   1. 前項の規定にかかわらず，次の各号に定めるものについて，当該各号に定める手続きにより処理することができる。
      1. 収受文書のうち定例的なもの又は軽易なものの起案は，当該収受文書の余白を利用することができる。
      2. 法令の規定等により定められている帳票で，決裁等の欄がある帳票を使用するものの起案は，当該帳票を用いること。

（決裁区分欄等の表示）

1. 第9条起案者は，回議書の決裁区分欄には，次に掲げる決裁区分を記入しなければならない。この場合において，特命のあった事項，重要若しくは異例と認められる事項又は疑義のある事項については，あらかじめ上司の指示を受けて記入しなければならない。

   甲　企業長の決裁を要するもの
   乙　事務局長又は次長限りで決裁するもの

   1. 起案者は，特に重要な文書又は特に秘密を要する文書その他特別な取扱いを要する文書には，その旨を回議書に表示し，封筒に入るなど他見されないようにしなければならない。
   2. 起案者は，受理年月日，起案年月日，保存期間，記号，番号等をそれぞれ所定の欄に記入のうえ，提案者の職及び氏名を記載して押印しなければならない。
   3. 施行上の注意は，次の例により記入する。
      至急，例規，電報，小包，書留，速達，配達証明，内容証明等

（文書の書式等）

1. 第10条文書は，次の各号に掲げるものを除くほか，左横書きとする。
   1. 法令の規定等により縦書きと定められているもの
   2. 賞状，表彰状，感謝状，祝辞，弔辞その他毛筆を用いるもの
   3. その他特に縦書きを適当と認めるもの
2. 第11条文書の書式は，原則として別紙の例によるものとする。

（文書記述の原則）

1. 第12条文書は，常用漢字表（昭和56年内閣告示第1号），現代かなづかい（昭和21年内閣告示　第33号）及び送り仮名の付け方（昭和48年内閣告示第2号）により平易簡明に書くように努めなければならない。

（記号及び番号）

1. 第13条文書には，次の各号に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。
   1. 条例，規則，企業管理規程及び告示の記号は，その区分により「新潟東港地域水道用水供給企業団条例」「新潟 東港地域水道用水供給企業団規則」「新潟東港地域水道用水供給企業団企業管理規程」及び「新潟東港地域水道 用水供給企業団告示」とし，それらの番号は，事務担当主幹が別に定める令規番号簿の番号とすること。
   2. 前号に定めるもの以外の文書の記号は，「新水企」とし，収受に基づいて発する文書の番号は，収受文書の収受番号とし，企業団の発意に基づく文書の番号は，決裁後浄書の段階で文書整理簿により記入する。ただし，軽易な文書については，その記号及び番号を省略することができる。
   3. 文書の番号は，毎年1月1日をもって更新すること。ただし，12月31日以前に収受された文書に基づいて発する文書の番号は，収受の際に記入された帳票の番号とすること。
   4. 文書の番号は，同一事件については，それが完結するまで同一番号を用い，「号」の文字に続けて「の2」「の3」の枝番号をつけること。
   5. 異なる番号の収受文書を一つの文書により処理するときは，当該番号のうち適宜のものを文書の番号とすること。
      この場合において「合併」の表示をするとともに他の番号を回議書の記号番号欄に併記すること。

（指示番号の記載方法）

1. 第14条横書きの文書に段階を設け，細別する場合に用いる見出し符号は，次のような順序で用いる。
   1. 1
      1. (1)
         1. ア
            1. (ア)
               1. a
                  1. (a)

（回議書の訂正等）

1. 第15条回議書の金額その他重要な箇所を訂正し，又は必要な事項を加入したときは，訂正し，又は必要事項を加入した職員は，その箇所に押印しなければならない。

（回議，順序等）

1. 第16条回議書は，担当関係職員，副主査，主査，係長，副主幹，主幹，次長，副参事，事務局長，企業長の順に回議すること。
   1. 回議を受けた職員に異議があるときは，協議し，なお決定しないときは，すみやかに上司の指示を受けなければならない。

（急を要する文書等の取扱い）

1. 第17条回議書で急を要するもの，秘密を要するもの又は特に重要なものは，持参して回議しなければならない。

（代決，後閲等）

1. 第18条代決者が事務を代決したときは，回議者の代決者として押印した箇所の上部に「代」と朱書するものとする。この場合において，軽易なものを除き，さらに「後閲」と朱書し，決裁責任者の登庁後直ちに閲覧に供しなければならない。

（供覧）

1. 第19条単に受理にとどまる文書は，軽易なものを除き，当該文書の余白に「供覧」と朱書し，上司の供覧に供しなければならない。

（公印及び契印）

1. 第20条施行する文書には，公印を押さなければならない。ただし，次の各号に掲げるものについてはこの限りでない。
   1. 庁内文書又は軽易な庁外文書で印刷したもの
   2. 事務担当主幹が適当と認めるもの
   1. 行政処分，契約，登記又は証明に関する書類その他特に必要と認める文書は原議と契印を押さなければならない。

（郵送）

1. 第21条文書を郵送しようとするときは，郵送する文書に原議を添付して依頼しなければならない。
   1. 前項の規定により文書の郵送依頼を受けたときは，次の各号に定めるところにより郵送の手続きをとらなければならない。
      1. 原議と郵送文書を照合すること。
      2. 郵送文書の量目及び料金を検査すること。
      3. 文書送付簿（第4号様式）に記入のうえ発送すること。

（電報）

1. 第22条電報を発送しようとするときは，電報頼信紙に所要事項を記入し，原議とともに依頼しなければならない。

（直渡し）

1. 第23条施行する文書を直接本人等に手渡すときは，文書送付簿に記入し，本人等の押印を受けなければならない。ただし，軽易なものについては，この限りでない。

（整理及び保存等の原則）

1. 第24条文書の整理，保管及び保存にあたっては，常に火災，盗難損傷等の予防措置を講ずるとともに，重要なものは非常の際にいつでも持ち出せるように準備しておかなければならない。
   1. 処理済文書は，事業年度ごとに整理し，保管するものとする。ただし，暦年ごとに整理し，保管することが適当なものについては，暦年ごとに整理し，保管することができる。
   2. 処理済文書は，原則として現年度及び前年度に係るものを整理し，保管するものとする。
   3. 処理済文書は，事業年度ごとに整理し，保管する文書は，当該文書の処理済年月日の属する年度の翌々年度の 4月に，それぞれ事務担当主幹に引き継がなければならない。

（庁外持ち出しの制限）

1. 第25条職員は，文書を庁外に持ち出すことはできない。ただし，事務担当主幹の承認を受けたものはこの限りでない。

（保存期間）

1. 第26条文書の保存期間は，法令で特別の定めのあるもののほか，永年，10年，5年，3年又は1年とする。
   1. 文書の保存期間の基準は，次のとおりとする。

      永年保存に属する文書

      1. 条例，規則，規程の制定及び改廃に関する文書並びに告示に関する文書で重要なもの
      2. 議会議案，議会報告及び議会会議結果並びに条例及び予算の議決に関する文書その他議会に関する文書で重要なもの
      3. 事業の基本計画に関する文書
      4. 通知，催告，申請，届出及び報告に関する文書で将来の例証となる特に重要なもの
      5. 許可，認可，承認，取り消し等に関する文書で特に重要なもの
      6. 訴訟に関する文書
      7. 審査請求その他の争訟（訴訟を除く。）に関する文書で重要なもの
      8. 損失補償及び損害賠償に関する文書で特に重要なもの
      9. 決算書及び財務諸表のうち重要なもの
      10. 固定資産の取得に関する文書（設計図書，工事仕様書，精算書及び登記権利証書に限る。以下同じ。）で特に重要なもの
      11. 契約書，協定書等で将来の例証となる特に重要なもの
      12. 職員の人事に関する文書
      13. 企業長の事務引継書
      14. 企業団の沿革となる文書で重要なもの
      15. 総勘定元帳，企業債台帳，借入金台帳，固定資産台帳（図面を含む。）その他の台帳，帳簿，名簿等で特に重要なもの
      16. 調査統計に関する重要なもの
      17. 前各号に掲げる文書に類するものその他永年保存を必要と認める文書

      10年保存に属する文書

      1. 告示，公示及び公表に関する文書
      2. 事業の計画及び実施に関する文書で重要なもの
      3. 陳情等に関する文書で重要なもの
      4. 損失補償及び損害賠償に関する文書
      5. 職員の服務に関する文書で重要なもの
      6. 表彰及びほう償に関する文書
      7. 固定資産の取得，管理及び処分に関する文書で重要なもの
      8. 契約書，協定書等で重要なもの
      9. 帳簿，台帳，名簿等で重要なもの
      10. 予算，決算及び出納に関する文書で重要なもの
      11. 監査に関する文書で重要なもの
      12. 前各号に掲げる文書に類するものその他10年保存を必要と認める文書

      5年保存に属する文書

      1. 事業の計画及び実施に関する文書
      2. 許可，認可，承認，取り消し等に関する文書
      3. 陳情等に関する文書
      4. 職員の服務に関する文書
      5. 固定資産の取得，管理及び処分に関する文書で軽易なもの
      6. 工事の執行に関する文書
      7. 契約，協定等に関する文書
      8. 収入伝票，支出伝票，振替伝票，仕訳月計表，収支日計表，検査調書，領収書その他予算，決算及び出納に関する文書
      9. 帳簿，台帳，名簿等
      10. 事務局長の事務引継書
      11. 職員の給与に関する文書
      12. 前各号に掲げる文書に類するものその他5年保存を必要と認めるもの

      3年保存に属する文書

      1. 事業の計画及び実施に関する文書で軽易なもの
      2. 出勤簿，有給休暇簿，欠勤簿，勤務を要しない日（休日）振替簿，時間外勤務及び休日勤務命令簿，旅行命令簿，証人等としての出頭に関する届，その他職員の服務に関する文書
      3. 通知，催告，申請，届出，照会，回答及び報告に関する文書で軽易なもの
      4. 職員の旅費等に関する文書
      5. 職員の福利厚生に関する文書
      6. 予算編成方針，予算見積調書，予算執行計画，その他予算，決算及び出納に関する文書で軽易なもの
      7. 帳簿，台帳，名簿等で軽易なもの
      8. 電気工作物の補修工事記録，巡視，点検及び測定記録，電気事故記録，運転日誌等
      9. 前各号に掲げる文書に類するもの，その他3年保存を必要と認める文書

      1年保存に属する文書

      1. 軽易な文書
2. 第27条事務担当主幹は，前条に規定する文書の保存期間の基準に基づき，各担当の文書の保存期間を定めなければならない。

（保存期間の起算）

1. 第28条文書の保存期間の起算は，処理済年月日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，暦年ごとに整理し，保管する文書の保存期間の起算は，処理済年月日の属する年の翌年の1月1日とする。
   1. 前項の規定にかかわらず，契約に関する文書の保存期間の起算は，当該契約に関する債権債務が消滅した日の属する年度の翌年度の 4月1日とする。

（引継ぎ）

1. 第29条文書の引継ぎをしようとするときは，保存文書引継書（第5号様式）により行なわなければならない。

（保存文書の整理）

1. 第30条事務担当主幹は，保存文書を特定の箇所に収納し，文書の整理整とんを維持しなければならない。
   1. 事務担当主幹は引継文書台帳を設け，常に整理しておかなければならない。

（閲覧）

1. 第31条保存文書を閲覧しようとする職員は，文書閲覧票（第6号様式）により事務担当主幹に請求しなければならない。
   1. 閲覧期間は， 7日以内とする。
   2. 必要があるときは，閲覧期間中の貸出文書の返還を求め，又は閲覧を一時停止することができる。
   3. 保存文書を閲覧する職員は，当該保存文書を損傷し，又は紛失しないように注意するとともに，転貸し，抜取り，追補，まっ消訂正等をしてはならない。

（文書の廃棄）

1. 第32条事務担当主幹は，毎年4月に，保存期間が満了した保存文書を廃棄しなければならない。ただし，保存期間が満了した保存文書であっても，担当者の請求があり，かつ，その保存の必要があると認めるときは，なお期間を限り保存することができる。
   1. 保存期間が満了しない保存文書（永年保存に属する文書を含む。）であっても，担当者との協議により，保存の必要がないと認められるときは，企業長の決裁を受けて，廃棄することができる。

（廃棄の特例）

1. 第33条事務担当主幹は，毎年4月に，保存期間が満了した文書で保存期間が1年に属するものを廃棄しなければならない。

（廃棄の方法等）

1. 第34条前2条の規定による文書の廃棄は，焼却，裁断，溶解等の方法により行うものとする。